İşletmenizde bir hırsıza denk gelseniz ne yaparsınız?
Muhtemelen yakalar veya yakalatır hemen ardından tekrar işletmenize girmemesi için alarm ve benzeri önlemler alırsınız.
İşletmenize giren hırsız; makinalarınızı, ekipmanlarınızı, sermayenizi alıp götürebilir. Ardından tekrar aynı makine, ekipman ve sermayeyi yerine koyma şansınız var.
Ya zamanınızı alıp götüren bir hırsızla karşılaşırsanız?
Aynı şekilde yerine koyma fırsatı yakalayabilir misiniz?
Makina, ekipman, sermaye, insan gibi kaynakların ikamesi varken zaman ikamesi olmayan tek ve kıt kaynak olarak karşımıza çıkıyor.
Her işletmenin gerçekleştirmek istediği stratejik hedefleri vardır. Bu stratejik hedeflere ulaşmak için eldeki kaynakları etkili bir şekilde kullanma sorumluluğu olan işletmelerde en önemli kaynak olan zamanın verimli kullanılması amacıyla yürütülen faaliyetlere zaman yönetimi adı verilir. Zaman yönetimi çalışması yürütülen kurumlarda ise en çok karşılaşılan durum bireylerin zamanın azlığından ve yetmediğinden şikâyet etmeleridir. İşte bu noktada kurumlar için zaman yönetimi eğitimlerinin önemi ortaya çıkmaktadır. Çünkü zaman yönetimi eğitimlerinin amacı sınırlı olan zamanı artırmak değil, sınırlı zaman içerisinde yapılan faaliyetlerin niteliğini artırmaktır. Söz konusu eğitim faaliyetleri kurumların ve bireylerin zamanı kullanma alışkanlıklarının gözden geçirilmesi ile başlar.
Hem kurumsal hem de bireysel anlamda misyonunu belirlemiş, stratejik hedeflerini ortaya koymuş kurumları veya bireyleri söz konusu misyondan ve stratejik hedeflerden uzaklaştıran bir alışkanlık özellikle çağımızda fazlasıyla karşımıza çıkıyor.
“Erteleme ve odaklanamama alışkanlığı.”
ERTELEMEYE DİKKAT!
Erteleme yaklaşımı dünyaca ünlü Leonardo Da Vinci’nin yaşam felsefesini oluşturmuş olacak ki Mona Lisa tablosunu tam 16 yılda tamamlıyor. Çeşitli kaynaklar ustanın erteleme hastalığının birçok eseri yarıda bırakmasına neden olduğunu gösteriyor. Leonardo Da Vinci’nin 2 Mayıs 1519 tarihinde Cloux Şatosu’nda son nefesini verirken dudaklarından dökülen son sözü erteleme hastalığı kabulü ile ilgili olabilir mi?
“Çalışmalarım olması gereken kaliteye erişmediği için tanrıyı ve insanlığı gücendirdim.”
Bazı çalışanlarda bir işi mükemmel yapma eğilimi erteleme düşüncesine yol açabilirken, bazı çalışanlarda ise durum sıkıntıdan kaçış eğilimi ile birlikte erteleme düşüncesine yol açabiliyor. Söz konusu anlayış üşeniyorum, öyleyse yarın düşüncesini beraberinde getirebiliyor. İşlerin yarına veya sonraya atılması o işleri ortadan kaldırmıyor. Biriken işler çalışanlar üzerinde stres yaratıp fazlasıyla rahatsız ediyor. Yine Calgary Üniversitesi’nden Prof. Piers Steel’in yapmış olduğu araştırma insanların %95’inin yapmaları gereken can sıkıcı ve zorlayıcı şeyleri ertelemelerinin bir yolunu bulduğunu ortaya çıkartıyor.
ERTELEMEMEK İÇİN YE O KURBAĞAYI!
Bazı işler keyif vermeyen, zor ve tatsız işler olarak nitelendirilir ki bu tarz işler erteleme olasılığı en yüksek işler olarak karşımıza çıkabiliyor.
Zor bir müşteriyle gerçekleştirmem gereken telefon konuşması, anlaşamadığınız bir iş arkadaşınızla gerçekleştirmeniz gereken bir proje, yöneticinizle uzun zamandır planladığınız ama yapamadığınız zam görüşmesi, bitirmeniz gereken rapor gibi tatsız işlerin yanı sıra yetkinliklerimizin çok altında kalan basit ve rutin işler de erteleme olasılığımın fazla olduğu işler olarak nitelendirilebilir.
İşin ilginç yanı ise söz konusu tatsız işlerin ertelenmesi, keyif veren kolay işlerin öne alınması, tat veren işleri yaparken bile aklımda tatsız işleri nasıl yapacağım kaygısını taşımama neden olup verimliliğimi düşürebiliyor. Zaman geçtikçe bu tatsız işler düşüncelerimizi sararak farklı bir iş yaparken, dinlenmeye çalışırken, eğlenirken bizi meşgul ederler. Huzursuzluk ve kaygı sonucunda stres başlar.
Günlük işler listenize bir göz atın. Mutlaka yapmanız gereken, erteleme olasılığınızın fazla olduğu işinizi tespit edip, günün ilk saatlerinde yapıp ortadan kaldırma alışkanlığı kazanmanız İngilizce’de procrastination olarak geçen “erteleme hastalığı” na yakalanmanızın önüne geçecektir.
Brain Tracy “Ye O Kurbağayı” adlı kitabında söz konu faaliyetleri kurbağa yemeye benzetiyor. Güne bir adet kurbağa yiyerek başlamanın, tatsız bir işi ortadan kaldırmanın, günün ilerleyen saatlerinde kişiyi ferahlatacağını, verimliliğini artıracağını, yaratıcılığını kuvvetlendireceğini en önemlisi zor işi ortadan kaldırma sonucunda salgılanacak endorfin hormonuyla kişinin mutlu bir gün geçireceğini savunuyor.
Yemek zorunda olduğum bir kurbağayı gün içinde uzun uzun seyretmekten daha iyi bir alışkanlık.
Erteleme alışkanlığını ortadan kaldırmış kurum ve bireylerin zaman yönetimi alanında önemli bir adım attıklarını söyleyebiliriz. Bu konuda farkındalık kazananlar en değerli kaynak olan zamanı, hırsızlara kaptırma konusunda daha dikkatli olmaktadırlar.